Un employeur a pour l’obligation légale de rembourser tous les frais engagés par son salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Cependant, si un salarié utilise une ligne de téléphone à la fois pour sa vie personnelle et pour sa vie professionnelle, l’employeur doit évaluer la proportion correspondant au seul usage professionnel.
Dans le cas où l’employeur ne peut pas justifier avec précision l’usage professionnel, c’est le salarié qui en évalue ce pourcentage. Il déterminera le nombre d’heures professionnelles passées sur son téléphone, dans la limite de 50% du tarif de sa facture téléphonique.
(Source : article 3 de l’arrêté du 20 décembre 2002 et l’arrêté du 25 juillet 2005. « Lorsque l’employeur n’est pas en mesure de justifier précisément de la réalité des dépenses professionnelles, la part des dépenses professionnelles est déterminée sur la base de la déclaration du salarié qui évalue l’usage professionnel et retenue dans la limite de 50 % de l’usage total.)
En théorie, l’estimation de l’utilisation professionnelle du téléphone personnel par un salarié peut dépasser 50%, mais cela doit être justifié. Si un salarié estime que 75% de l’utilisation de son téléphone est à des fins professionnelles, il doit fournir des preuves solides pour soutenir cette estimation. Le relevé d’appels ou des rapports d’activité détaillant l’utilisation professionnelle sera fourni. Les organismes de contrôle peuvent être alors plus stricts et exiger des justifications précises pour des estimations aussi élevées. Si les lignes téléphoniques de vos salariés ne sont pas à strict usage professionnel, je vous recommande de dénoncer l’usage actuel (en respectant un délai de 3 mois de préavis). Vous devrez mettre en place le calcul de l’usage professionnel au réel afin d’être en conformité avec le cadre légal.
Les contrôles sont de plus en plus fréquents depuis le Covid-19 par les services de l’Urssaf. En effet, le télétravail durant les confinements a explosé. L’explosion des remboursements des factures de téléphonie mobile justifiée, ne l’est plus.